Een draaiboek is een document waarin gedetailleerd wordt omschreven welke taken uitgevoerd dienen te worden. Hierbij kan er onderscheid gemaakt worden tussen een draaiboek wat gebruikt wordt bij ongeplande gebeurtenis, zoals een brand of ongeluk, en een geplande activiteit, zoals een feest, sportactiviteit of zakelijke beurs. Voor deze laatste variant is Onlinedraaiboek uitermate geschikt. Hiervan wordt op deze pagina een voorbeeld draaiboek gegeven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het medewerkersproces en het draaiboek proces.

Medewerkersproces

In het deelnemersproces wordt een overzicht gecreëerd van de mensen die meewerken aan je activiteit. Hiervoor worden drie stappen onderscheiden om een zo goed mogelijk inzicht te krijgen in je medewerkers.

  1. Database
    Voor dat er medewerkers uitgenodigd kunnen worden moet eerst duidelijk zijn wie deze medewerkers zijn. Dit doe je door in een database bij te houden welke mensen je eventueel zou kunnen uitnodigen voor een evenement. In deze database staat informatie over de medewerkers als naam, adres, telefoonnummer en meer specifieke informatie als persoonlijke kwaliteiten die in te zetten zijn voor het evenement.
  2. Uitnodigingen
    Als bekend is welke mensen een uitnodiging moeten krijgen kunnen de uitnodigingen verstuurd worden. Dit kan per post of per telefoon of, zoals bij Onlinedraaiboek.nl het geval is, per email. In eerste instantie wordt er een email verstuurd waarin de mensen worden uitgenodigd aan te geven of ze mee willen werken aan de activiteit. In een later stadium kun je er voor kiezen een herinnering te sturen aan de mensen die nog niet op je eerste uitnodiging hebben gereageerd. In sommige gevallen wordt ook al voor de eerste uitnodiging een bericht gestuurd waarin mensen op de hoogte worden gebracht van de aanstaande activiteit.
  3. Aftersales
    Omdat het werk van de medewerkers natuurlijk erg gewaardeerd wordt, wordt er een bedankje gestuurd. Dit kan in de vorm van een kaartje of op een andere ludieke manier.

Draaiboekproces

We maken onderscheid tussen het algemeen draaiboek en het technisch draaiboek. In het algemene draaiboek vindt je informatie zoals telefoonnummer van de organisator en de opdrachtgever en belangrijke zaken die niet mogen worden vergeten. In het technisch draaiboek staat stap voor stap uitgelegd welke taken moeten worden uitgevoerd, hoe laat dat gedaan moet worden, door wie, en wat daarvoor moet worden meegenomen.

Algemeen draaiboek opstellen

  1. Algemeen
    • Telefoon nummers van bijvoorbeeld organisator of opdrachtgever
    • Globaal tijdschema
    • Algemene informatie zoals entreeprijs en dergelijke.
  2. Programma
    • Programma zoals de bezoekers dat ontvangen met start- en eindtijd, informatie over het programma onderdeel en bijvoorbeeld de naam van de spreker.
  3. Deelnemerslijst
    • Een lijst van alle medewerkers met daarbij contactgegevens als telefoonnummer en eventueel de taak waar hij of zij eindverantwoordelijk voor is.
  4. Bezoekerslijst
    • Met een bezoekerslijst kun je aftekenen wie aanwezig is en bijvoorbeeld een naambadge uitdelen. Dit is niet voor elk evenement van belang.
  5. Meenemen
    • Zaken die belangrijk zijn om mee te nemen. Bijvoorbeeld programmaboekjes, formulieren en wisselgeld.
  6. Controleren
    • Omdat je bij het organiseren van een evenement vaak afhankelijk bent van anderen, is het belangrijk te controleren of zaken ook echt geregeld zijn. Denk hierbij aan de beloofde beamer, geluidsinstallatie of stroomvoorziening.
  7. Noodsituaties
    • In dit onderdeel neem je op wat er moet gebeuren in geval van nood. Hierbij kun je soms ook gebruik maken van een noodplan van de locatie die je gebruikt. Denk daarnaast ook aan telefoonnummers van de politie en brandweer en dergelijke.
  8. Overig
    • In dit onderdeel komt informatie die afhankelijk van het evenement van belang kan zijn. Denk hierbij aan een plattegrond of huisregels.

Technisch draaiboek opstellen

In het technisch draaiboek staat stap voor stap elke taak uitgewerkt die afgerond moet worden. Dit is dus een uitgebreidere planning dan de planning die de bezoeker ontvangt. Er staat precies in wie verantwoordelijk is voor welke taak. Wie er eindverantwoordelijk is en welke onderdelen er bij horen. Dit schema kan er als volgt uit zien.

voorbeeld-draaiboek

In het technisch draaiboek maak je tevens onderscheid in taken die voor, tijdens en na het evenement uitgevoerd moeten worden.

  1. Vooraf
    • Alle taken die moeten gebeuren voor het evenement kan beginnen. Bijvoorbeeld de locatie opbouwen.
  2. Tijdens
    • Alle taken die moeten gebeuren als het evenement al bezig is. Bijvoorbeeld kaartjes verkopen.
  3. Achteraf
    • Alle taken die moeten gebeuren na afloop van het evenement. Bijvoorbeeld de locatie opruimen.

Met een account van Onlinedraaiboek.nl kunt u alle bovengenoemde functionaliteiten eenvoudig beheren